Datenschutzerklärung

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir dich nach Art. 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darüber, wie personenbezogene Daten verarbeitet werden, wenn du unsere Website, die Web-Anwendung von Mein Baubüro (Verwaltung) oder die App Mein Baubüro für iOS und Android nutzt.

1. Wer ist verantwortlich? – Zwei Rollen

Mein Baubüro ist eine Software für Handwerks- und Baubetriebe und ein Produkt der Hiprocall GmbH. Dabei sind zwei Situationen zu unterscheiden:

a) Wir sind Verantwortlicher für die Daten, die wir für eigene Zwecke verarbeiten: den Besuch unserer Website, die Registrierung eines Betriebs, die Vertragsabwicklung mit unseren Kunden (einschließlich Support), die Kommunikation mit Interessenten sowie die Sicherheit unserer Systeme.

Verantwortlicher in diesem Sinne ist:

Hiprocall GmbH
Neumarkter Str. 21
81673 München
Deutschland
Vertreten durch: Karl-Heinz Häuslein (Geschäftsführer)
E-Mail: info@hiprocall.de
Telefon: +49 (0)89 4200 188-0

Datenschutzbeauftragter: Matthias Jäger, Hiprocall GmbH, Anschrift wie oben, E-Mail: datenschutz@hiprocall.de, Telefon: +49 (0)89 4200 188-0

b) Der Betrieb ist Verantwortlicher für alle Daten, die er und seine Beschäftigten in Mein Baubüro erfassen – zum Beispiel Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Einsatzpläne, Baustellendokumentation, Fotos, Chatnachrichten, Kunden- und Projektdaten. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des Betriebs auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO).

Wenn du Mein Baubüro als Beschäftigte oder Beschäftigter eines Betriebs nutzt, ist daher dein Arbeitgeber bzw. Auftraggeber dein erster Ansprechpartner für Fragen zu diesen Daten und zur Ausübung deiner Rechte. Er informiert dich auch über Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung im Beschäftigungsverhältnis. Die Abschnitte 5 bis 7 beschreiben, wie die Anwendung technisch mit diesen Daten umgeht, damit du die Verarbeitung nachvollziehen kannst. Anfragen, die bei uns eingehen, leiten wir an den zuständigen Betrieb weiter.

Woher die Daten stammen (Art. 14 Abs. 2 lit. f DSGVO): Daten im Auftrag erhalten wir vom Betrieb und von den Personen, die die Anwendung im Betrieb nutzen. Wurde dein Konto vom Betrieb angelegt, stammen Name und E-Mail-Adresse von dort.

2. Besuch der Website

2.1 Server-Protokolle

Wenn du unsere Website oder die Web-Anwendung aufrufst, verarbeiten unsere Server technisch notwendige Verbindungsdaten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Statuscode, Referrer-URL sowie Browser- und Betriebssystemangaben. Die Server betreiben wir selbst bei unserem Hosting-Dienstleister (siehe Abschnitt 8). Diese Daten benötigen wir, um die Seiten auszuliefern und die Sicherheit und Stabilität der Systeme zu gewährleisten, insbesondere um Angriffe zu erkennen und abzuwehren.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb).
Speicherdauer: Protokolle werden nach {{SERVER_LOG_FRIST_TAGE}} Tagen gelöscht, soweit sie nicht zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls länger benötigt werden.

Bei eingeschalteter Fehleranalyse meldet auch die Mobile-App technische JavaScript-Fehler an unsere API. Zweck ist das Erkennen und Beheben von Programmfehlern und ein stabiler Betrieb. Bereits auf dem Gerät werden Meldungen auf feste Fehlerkategorien und technische Zeilenpositionen begrenzt; Namen, E-Mail-Adressen, Zugangsdaten und Arbeitsinhalte werden nicht in die Berichte übernommen. Hinzu kommen App-Version, Plattform, Betriebssystemversion und, falls angemeldet, die pseudonyme Konto-ID sowie die Anzahl gleicher Fehler. Es werden keine Nutzungsverläufe, Bildschirmaufzeichnungen oder nativen Absturzberichte erfasst.

Rechtsgrundlage der Fehleranalyse: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Stabilität und Sicherheit des Dienstes). Das Recht auf Widerspruch bleibt bestehen (Abschnitt zu deinen Rechten).
Auf dem Gerät: höchstens 20 redigierte Berichte bis zum Ablauf von sieben Tagen (Bereinigung bei der nächsten Ausführung der App); nach erfolgreicher Übertragung oder nach Kenntnis der Abschaltung der Fehleranalyse werden sie gelöscht. Ohne bestätigte Aktivierung werden keine neuen Berichte gesammelt. Eine aktive Bestätigung erlaubt die Erfassung ohne Netz für höchstens sieben Tage; bei einer Verbindung wird der Konfigurationsstand bis zu 30 Minuten wiederverwendet. Bei Abmeldung, Kontolöschung oder Kontowechsel entfernen wir die Konto-ID aus noch wartenden Berichten. Unter „Mehr“ → „Datenschutz“ kannst du „Technische Fehlerberichte“ auf diesem Gerät abschalten (standardmäßig an). Abschalten löscht die wartenden Berichte und stoppt die Erfassung. Die Einstellung wird als Ja/Nein auf diesem Gerät gespeichert und gilt unabhängig vom angemeldeten Konto.
Auf dem Server: erneute Redaktion, Protokollierung für {{SERVER_LOG_FRIST_TAGE}} Tage und Fehleranalyse für {{FEHLERTRACKING_FRIST_TAGE}} Tage. Die Empfängerentscheidung für die Fehleranalyse wird vor Veröffentlichung eingesetzt (Abschnitt 8). Die Verbindung zur API verarbeitet technisch die IP-Adresse, auch zur kurzzeitigen Missbrauchsbegrenzung; sie wird nicht in den Fehlerbericht an den Analysedienst übernommen.

2.2 Cookies und ähnliche Technologien

Wir setzen keine Tracking-, Analyse- oder Werbe-Cookies ein und binden keine Analyse- oder Werbedienste Dritter ein.

Wir speichern nur Informationen auf deinem Endgerät, die für den von dir ausdrücklich gewünschten Dienst unbedingt erforderlich sind (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG):

Zwei Anmelde-Cookies der Web-Anwendung (`mb_access` und `mb_refresh`), nur für den Server lesbar: Sie halten dich angemeldet. `mb_access` gilt 15 Minuten, `mb_refresh` bis zur Abmeldung, höchstens 7 Tage.
Spracheinstellung im lokalen Speicher des Browsers, damit die Oberfläche in deiner Sprache erscheint – bis du den Browserspeicher löschst.
Anmeldedaten der App im geschützten Schlüsselspeicher des Geräts – bis zur Abmeldung.
Einstellungen der App auf dem Gerät, zum Beispiel ob Fotos mit Aufnahmeort gespeichert werden sollen, Upload-Einstellungen und eine Gerätekennung für Benachrichtigungen – bis zur Deinstallation der App.
Arbeitsdaten der App (lokale Datenbank und Upload-Warteschlange), damit du auch ohne Netzverbindung arbeiten kannst. Noch nicht übertragene Einträge bleiben auch nach dem Abmelden auf dem Gerät, damit sie bei deiner nächsten Anmeldung übertragen werden; sie werden mit der Deinstallation der App entfernt.

Die optionale lokale Ablage technischer Fehlerberichte und der Geräteschalter sind in Abschnitt 2.1 beschrieben. Ihre rechtliche Einordnung nach § 25 TDDDG wird vor Aktivierung der Fehleranalyse freigegeben; ein standardmäßig aktiver Schalter ist keine Einwilligung. Die Freigabe und die endgültige Formulierung sind noch offen.

Für die weitere Verarbeitung der unbedingt erforderlichen Daten gilt Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) bzw. – bei Beschäftigten eines Betriebs – die Verarbeitung im Auftrag des Betriebs.

2.3 Schriftarten und externe Links

Schriftarten werden von unseren eigenen Servern geladen; dabei werden keine Daten an Dritte übertragen.

Die Anwendung enthält an einzelnen Stellen Links zu Kartendiensten (zum Beispiel OpenStreetMap oder Google Maps), um eine Adresse anzuzeigen oder eine Route zu planen. Erst wenn du einen solchen Link anklickst, wird der jeweilige Dienst aufgerufen; dann gilt dessen Datenschutzerklärung.

2.4 Kontaktaufnahme

Wenn du uns per E-Mail oder Telefon kontaktierst, verarbeiten wir deine Angaben (Name, Kontaktdaten, Inhalt der Anfrage), um dein Anliegen zu bearbeiten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage einen Vertrag oder dessen Anbahnung betrifft, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen).
Speicherdauer: Wir löschen die Angaben, wenn die Anfrage abschließend bearbeitet ist, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (z. B. für Handels- und Geschäftsbriefe nach § 257 HGB und § 147 AO).

3. Registrierung, Testphase und Kundenvertrag

3.1 Registrierung eines Betriebs

Für die Registrierung gibst du den Namen des Betriebs und deine E-Mail-Adresse an. Wir senden dir einen Bestätigungslink; er ist 48 Stunden gültig. Beim Bestätigen vergibst du dein Passwort (gespeichert nur als kryptographischer Hashwert) und stimmst den AGB und dieser Datenschutzerklärung zu. Registrierungen, die nicht bestätigt werden, löschen wir automatisch spätestens sieben Tage nach Ablauf des Links.

Als Nachweis deiner Zustimmung speichern wir an deinem Konto die Fassung (Version) der zugestimmten Texte und den Zeitpunkt der Zustimmung; zusätzlich wird die Zustimmung im Änderungsprotokoll vermerkt. Der Nachweis bleibt erhalten, solange der Vertrag besteht und Ansprüche daraus geltend gemacht werden können.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung und -abschluss); für den Zustimmungsnachweis Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am Nachweis des Vertragsschlusses).

3.2 Testphase und Vertragsabwicklung

Für die Durchführung des Vertrags mit dem Betrieb verarbeiten wir die Stamm- und Vertragsdaten des Kunden (Firma, Anschrift, Ansprechpersonen, Kontaktdaten, Testphase und – nach Einführung der Abrechnung – gebuchter Tarif, Anzahl der Nutzerlizenzen, Abrechnungs- und Zahlungsdaten) sowie die Kommunikation im Support.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag); für die Ansprechpersonen unserer Kunden Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Abwicklung der Geschäftsbeziehung); für Rechnungen und Buchungsbelege Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 257 HGB und § 147 AO.
Speicherdauer: für die Dauer des Vertrags; danach, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, bis zu deren Ablauf (für Rechnungen und Buchungsbelege derzeit acht Jahre, für Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre, jeweils ab Ende des Kalenderjahres).

3.3 Transaktions-E-Mails

Wir versenden E-Mails, die für die Nutzung erforderlich sind, etwa Bestätigungs- und Einladungslinks, Links zum Zurücksetzen des Passworts, Sicherheitshinweise und – sofern im Betrieb eingerichtet – Benachrichtigungen. Zu jedem Versand wird ein Zustellprotokoll (Empfänger, Zeitpunkt, Ergebnis) geführt. Für den Versand nutzen wir einen E-Mail-Dienstleister (siehe Abschnitt 8).

4. Konto und Anmeldung

Für jedes Nutzerkonto werden verarbeitet: Name, E-Mail-Adresse, Rolle und Berechtigungen im Betrieb, der Hashwert des Passworts (Verfahren Argon2id), bei aktivierter Zwei-Faktor-Anmeldung das verschlüsselt gespeicherte Geheimnis, sowie je angemeldetem Gerät eine Sitzung mit Gerätebezeichnung bzw. Browserkennung und Zeitpunkt der letzten Nutzung. Sitzungen können jederzeit beendet werden, auch aus der Ferne, etwa wenn ein Gerät verloren geht.

Zum Schutz vor Missbrauch begrenzen wir die Zahl der Anmelde- und ähnlicher Versuche. Dafür wird die IP-Adresse kurzzeitig in einem Zählspeicher verarbeitet. Sicherheitsrelevante Auffälligkeiten bei der Zwei-Faktor-Anmeldung (z. B. ungewöhnlich viele Codeprüfungen) werden protokolliert; die Protokolleinträge enthalten keine Passwörter, Codes oder Zugangsschlüssel. Wird deine Zwei-Faktor-Anmeldung wegen zu vieler Prüfungen vorübergehend gesperrt, informieren wir dich per E-Mail.

Rechtsgrundlage: Soweit wir als Verantwortlicher handeln (Konto der registrierenden Person, Sicherheit unserer Systeme): Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherheit der Systeme). Für die Konten der Beschäftigten handeln wir im Auftrag des Betriebs.
Speicherdauer: Das Konto besteht, bis der Betrieb es löscht, du die Löschung selbst auslöst (Abschnitt 10.1) oder der Vertrag endet; beim Löschen einer Person wird das Konto anonymisiert. Abgelaufene Gerätesitzungen werden nach der Frist für übrige Daten (voreingestellt 3 Jahre ab Anmeldung) gelöscht. Die Zählwerte für Anmelde- und ähnliche Versuche verfallen nach höchstens einer Stunde, der Vermerk über eine versendete Sperr-E-Mail nach 24 Stunden. Sicherheitsprotokolle löschen wir nach {{SICHERHEITSLOG_FRIST_TAGE}} Tagen.

5. Funktionen der Anwendung (Verarbeitung im Auftrag des Betriebs)

Welche Funktionen genutzt werden, entscheidet der Betrieb; jede Funktion kann je Betrieb und Person ein- und ausgeschaltet werden. Je nach Nutzung werden insbesondere folgende Daten verarbeitet:

Zeiterfassung: Arbeitsbeginn, -ende und Pausen, Projektzuordnung, Tätigkeit, Spesen und Belege, Stundenkonten, Korrekturanträge, Freigaben.
Abwesenheiten: Urlaubsanträge und -konten, Krankmeldungen einschließlich eines optionalen Fotos der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Krankmeldungen sind Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO); sie sind nur für berechtigte Personen im Betrieb sichtbar.
Kunden, Projekte und Anlagen des Betriebs, Einsatzplanung, Aufgaben, Dokumente und persönliche Dokumente (z. B. Lohnabrechnungen, nur für die betreffende Person und berechtigte Verwaltung sichtbar).
Baustellendokumentation: Bautagebuch, Tätigkeitsberichte, Formulare, Fotos und Unterschriften.
Kommunikation: Chat einschließlich Fotos, Dateien und Sprachnachrichten, Unternehmensmitteilungen mit Lesebestätigung.
Fahrzeuge, Maschinen und Werkzeuge: Zuordnung, Übergaben, Tankvorgänge und Kilometerstände.
Änderungsprotokoll: Änderungen an Zeit- und Lohndaten und an weiteren wichtigen Daten werden mit Person, Zeitpunkt und altem Wert protokolliert, damit sie nachvollziehbar bleiben.

5.1 Wetterdaten im Bautagebuch

Für die automatische Wetterangabe im Bautagebuch fragen wir bei einem Wetterdienst (Open-Meteo) Wetterdaten ab. Dafür übermitteln wir Postleitzahl und Ort der Baustelle, die daraus ermittelten Koordinaten und das Datum. Angaben zu Personen werden dabei nicht übermittelt.

5.2 Standort

Fotos im Bautagebuch: Du kannst in der App selbst einschalten, dass beim Aufnehmen eines Fotos einmalig der Aufnahmeort gespeichert wird. Die Einstellung gilt für dein Gerät und ist standardmäßig ausgeschaltet; zusätzlich musst du der App den Standortzugriff erlauben.
Zeiterfassung: Wenn dein Betrieb die optionale Standorterfassung einschaltet und du der App den Zugriff im Vordergrund erlaubst, versucht sie beim Ein- und Ausstempeln einmalig einen Standortpunkt (Koordinaten und Genauigkeit) zu erfassen. Dies gilt auch bei bestätigten Stempelaktionen des Assistenten und ohne Internet; der Punkt wird dann zusammen mit der Stempelung später übertragen. Ohne Freigabe oder Standortpunkt wird ohne Standort gestempelt. Zweck ist die Zuordnung und Plausibilitätsprüfung der Stempelung zum Einsatzort; Personen mit dem Recht, alle Zeiten des Betriebs zu lesen, können den Punkt sehen. Ein Kartenanbieter erhält die Koordinaten erst, wenn ein Kartenlink geöffnet wird.

Die App fragt den Standort nur während der Nutzung ab, nie im Hintergrund und nicht zwischen den Stempelaktionen. Es werden keine Bewegungsprofile erstellt.

Prüfpunkt für die Rechtsberatung: Der Betrieb legt Erforderlichkeit, Rechtsgrundlage (bei Beschäftigten insbesondere § 26 Abs. 1 BDSG, gegebenenfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO mit Interessenabwägung) und etwaige Betriebsvereinbarung vor Aktivierung fest; die Betriebseinstellung und Gerätefreigabe ersetzen diese Prüfung nicht. Der aktuelle technische Löschkatalog führt GPS-Punkte innerhalb der Zeiteinträge: keine eigenständige GPS-Löschfrist, sondern die wirksame Frist der Zeit-/Lohndaten (Standard acht Jahre ab Jahresende, Purge nach Löschmarkierung und Karenz). Eine kürzere, getrennte GPS-Frist ist vor Veröffentlichung rechtlich zu prüfen; es wird hier keine gesetzliche Achtjahrespflicht für Standortpunkte behauptet.

5.3 Push-Benachrichtigungen

Wenn du Benachrichtigungen erlaubst, registriert die App ein Geräte-Token, über das wir dir Hinweise senden (z. B. neue Einsätze, Genehmigungen, Erinnerungen, Erwähnungen im Chat). Die Zustellung erfolgt über den Push-Dienst von Expo und die Dienste von Apple (iOS) bzw. Google (Android); siehe Abschnitte 8 und 9. Dabei werden Titel und Text der Benachrichtigung übermittelt. Wirst du im Chat erwähnt, enthält die Benachrichtigung den Namen der absendenden Person, den Namen des Projekts bzw. der Gruppe und bis zu 140 Zeichen des Nachrichtentextes.

Du kannst Benachrichtigungen jederzeit in den Einstellungen des Geräts abschalten und in der App einzelne Arten von Benachrichtigungen abbestellen; während deiner Ruhezeiten senden wir keine Push-Benachrichtigungen. Abgeschaltete Benachrichtigungen erscheinen weiterhin in der App.

5.4 Berechtigungen der App

Kamera: Fotos für Belege, Aufgaben, Dokumentation und Chat; Scannen von QR-Etiketten an Werkzeugen und Maschinen – nur wenn du eine solche Funktion nutzt.
Fotos/Mediathek: Auswahl vorhandener Fotos – nur wenn du ein Foto auswählst.
Mikrofon: Sprachnachrichten im Chat, Diktate für Zeiteinträge und Berichte sowie Spracheingaben an den Assistenten – nur während du eine Aufnahme startest.
Standort (nur während der Nutzung): Aufnahmeort von Bautagebuch-Fotos sowie einmalige Stempelpunkte, siehe Abschnitt 5.2 – nur bei aktivierter jeweiliger Einstellung und Gerätefreigabe.
Mitteilungen: Push-Benachrichtigungen – nach deiner Zustimmung im Betriebssystem.

Jede Berechtigung kannst du in den Einstellungen des Geräts widerrufen. Die übrigen Funktionen der App bleiben dann nutzbar.

6. KI-Funktionen und Spracheingabe

Mein Baubüro enthält einen KI-Assistenten. Du kannst ihm Fragen stellen und ihn bitten, Einträge vorzubereiten, zum Beispiel einen Zeiteintrag oder einen Bautagebuch-Eintrag. Zeiteinträge und Berichte kannst du außerdem diktieren. {{KI_SPRACHE_ASSISTENT_SATZ}} Der Betrieb kann die KI-Funktionen insgesamt oder für einzelne Personen abschalten.

So funktioniert es:

Texteingaben und die für die Antwort nötigen Daten aus deinem Arbeitskontext (z. B. heutige Einsätze, Projekte, offene Aufgaben – im Umfang deiner Berechtigungen) werden über den KI-Vermittlungsdienst Requesty an ein Sprachmodell übermittelt, das in der EU betrieben wird. Requesty leitet die Anfragen weiter und verarbeitet dabei auch Protokoll- und Zwischenspeicherdaten; wir nutzen dafür den Endpunkt von Requesty in der EU (Frankfurt am Main). {{REQUESTY_EU_ERZWUNGEN_SATZ}}
Sprachaufnahmen werden zur Umwandlung in Text an einen Transkriptionsdienst (OpenAI) übermittelt, der außerhalb der Europäischen Union (in den USA) verarbeitet; Einzelheiten zu den Garantien findest du in Abschnitt 9. Die App weist dich vor der Aufnahme darauf hin. Die Aufnahme selbst wird bei uns voreingestellt unmittelbar nach der Umwandlung gelöscht; der Betrieb kann eine Aufbewahrung von bis zu 30 Tagen einstellen. Bei einem technischen Fehler wird sie spätestens 24 Stunden nach dem ersten Fehlschlag gelöscht.
Nichts wird ohne deine Bestätigung gespeichert. Der Assistent erstellt nur Vorschläge. Ein Eintrag entsteht erst, wenn du ihn ausdrücklich bestätigst. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
{{KI_TRAINING_SATZ}}
Speicherdauer: Gesprächsverläufe, Transkripte und Vorschläge werden nach einer vom Betrieb festgelegten Frist gelöscht (1 bis 365 Tage ab der letzten Aktivität, voreingestellt 30 Tage). Bestätigte Einträge werden wie alle anderen Einträge der jeweiligen Funktion gespeichert. Ein Nutzungsprotokoll (verarbeitete Einheiten, Kosten, Modell) wird ohne Inhalte geführt; der Bezug zu deiner Person wird nach 13 Monaten entfernt.

7. Speicherdauer der Daten in der Anwendung

Daten der Anwendung bleiben gespeichert, solange der Betrieb sie nutzt. Löscht jemand im Betrieb einen Eintrag, wird er zunächst als gelöscht markiert und ist nicht mehr sichtbar. Endgültig entfernt wird er erst, wenn die Aufbewahrungsfrist seiner Datenart abgelaufen ist – gerechnet ab dem Löschen. Frühestens geschieht das 180 Tage nach dem Löschen, damit die Löschung auch auf allen Geräten ankommt. Der Betrieb legt die Fristen im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben fest. Ohne abweichende Festlegung gilt:

Zeit- und Lohndaten (einschließlich Spesen- und Tankbelegen): 8 Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in dem der Eintrag gelöscht wurde (gesetzliche Mindestfrist, § 147 AO).
Fotos von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen: 3 Jahre ab dem Löschen.
Übrige Daten der Anwendung: 3 Jahre ab dem Löschen.

Für einige Daten gelten abweichende Regeln:

Chatnachrichten und ihre Anhänge: 2 Jahre nach dem Versand werden Text und Anhänge entfernt und die Nachricht als gelöscht angezeigt; 180 Tage danach wird sie endgültig gelöscht.
Einladungen, E-Mail- und Push-Zustellprotokolle, Gerätesitzungen, Links zum Zurücksetzen des Passworts und das technische Übertragungsprotokoll der App: Sie werden nicht als gelöscht markiert, sondern nach der Frist für übrige Daten (voreingestellt 3 Jahre) ab ihrer Erstellung gelöscht – Einladungen und Passwort-Links aber erst, wenn sie eingelöst, widerrufen oder abgelaufen sind, Gerätesitzungen erst nach ihrem Ablauf und Push-Zustellprotokolle erst nach abgeschlossener Zustellung.
Änderungsprotokoll und Statusverläufe: Sie werden derzeit nicht automatisch gelöscht. Der Betrieb kann für das übrige Änderungsprotokoll eine Frist festlegen (voreingestellt 3 Jahre, mindestens 1 Jahr); sie wird angewendet, sobald die Trennung von lohn- und steuerrelevanten Einträgen umgesetzt ist.
Benutzerkonten: Wird eine Person gelöscht, wird ihr Konto anonymisiert und nicht vollständig entfernt.
Exportierte Belege und erzeugte PDF-Dokumente werden während der Vertragslaufzeit nicht automatisch gelöscht, weil sie gesetzlichen Aufbewahrungspflichten des Betriebs unterliegen. Nach Ende des Vertrags deines Betriebs werden alle Daten einschließlich dieser Dokumente nach Ablauf der Exportfrist gelöscht (30 Tage Exportfrist, Löschung 30 Tage danach).
KI-Daten: siehe Abschnitt 6.

In Datensicherungen können gelöschte Daten bis zu 30 Tage weiter enthalten sein, bis die Sicherung turnusmäßig überschrieben wird.

Nach Ende des Vertrags mit dem Betrieb werden die Daten des Betriebs nach den Regelungen im Vertrag zur Auftragsverarbeitung gelöscht.

8. Empfänger und Dienstleister

Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten und vertraglich nach Art. 28 DSGVO gebunden sind:

Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen: Hosting von Servern, Datenbank und Dateispeicher; Verarbeitung in {{HETZNER_STANDORTE}}.
{{MAIL_ANBIETER_NAME}}, {{MAIL_ANBIETER_ANSCHRIFT}}: Versand von E-Mails; Verarbeitung in {{MAIL_ANBIETER_ORT}}.
Requesty ({{REQUESTY_FIRMIERUNG}}, {{REQUESTY_ANSCHRIFT}}): Vermittlung von KI-Anfragen einschließlich Protokollierung und Zwischenspeicherung; Verarbeitung in der EU (Frankfurt am Main).
Mistral AI SAS, Paris (über Requesty): Sprachmodell für Texteingaben; Verarbeitung in der EU.
OpenAI (über Requesty): Umwandlung von Sprachaufnahmen in Text; Verarbeitung in den USA.
Expo (650 Industries, Inc., USA): Zustellung von Push-Benachrichtigungen an Apple und Google; Verarbeitung in {{EXPO_ORT}}.
Apple Inc. und Google LLC: Zustellung von Push-Benachrichtigungen an iOS- bzw. Android-Geräte; Verarbeitung in den USA. {{APPLE_GOOGLE_ROLLE_SATZ}} {{FEHLERTRACKING_EMPFAENGER_PUNKT}}

Keine personenbezogenen Daten erhält der Wetterdienst Open-Meteo (siehe Abschnitt 5.1).

Eine aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter stellen wir unseren Kunden als Anlage zum Vertrag zur Auftragsverarbeitung zur Verfügung.

Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn wir dazu gesetzlich verpflichtet sind (z. B. gegenüber Behörden) oder wenn es zur Durchsetzung unserer Rechte erforderlich ist. Innerhalb eines Betriebs sehen Personen Daten nur im Rahmen der Rollen und Berechtigungen, die der Betrieb vergibt.

9. Übermittlung in Drittländer

Einige der in Abschnitt 8 genannten Dienstleister verarbeiten Daten in den USA. Eine Übermittlung findet nur statt, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind:

Transkription von Sprachaufnahmen (OpenAI): {{DRITTLAND_GARANTIE_OPENAI}}
Push-Benachrichtigungen (Expo, Apple, Google): {{DRITTLAND_GARANTIE_PUSH}}

Für Unternehmen, die nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert sind, besteht ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (Art. 45 DSGVO). Im Übrigen stützen wir uns auf Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Eine Kopie der Garantien erhältst du auf Anfrage unter datenschutz@hiprocall.de.

10. Deine Rechte

Du hast gegenüber dem jeweiligen Verantwortlichen (siehe Abschnitt 1) das Recht auf

Auskunft über die zu deiner Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen, aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben (Art. 21 DSGVO).

Soweit eine Verarbeitung auf deiner Einwilligung beruht, kannst du diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Mein Baubüro unterstützt die Betriebe dabei, diese Rechte umzusetzen: Berechtigte Personen im Betrieb können für jede Person eine Datenkopie zusammenstellen sowie Daten berichtigen und löschen bzw. anonymisieren lassen.

10.1 Konto löschen

Du kannst die Löschung deines Kontos jederzeit selbst auslösen: in der App unter „Mehr“ → „Datenschutz“ → „Konto löschen“ oder in der Web-Anwendung unter „Meine Daten“ → „Konto löschen“. Eine Beschreibung des Ablaufs steht auch öffentlich unter {{WEBSITE_URL}}/konto-loeschen. Kannst du dich nicht mehr anmelden, schreib an datenschutz@hiprocall.de; wir leiten die Anfrage an deinen Betrieb weiter.

Ablauf: Du bestätigst mit deinem Passwort (bei aktiver Zwei-Faktor-Anmeldung zusätzlich mit dem Code). Dein Konto wird sofort gesperrt, alle Sitzungen werden beendet und Push-Benachrichtigungen abgemeldet; die App entfernt die Daten des Betriebs von deinem Gerät. Dein Betrieb als Verantwortlicher wird benachrichtigt und entscheidet über die Löschung.
Fristen: Der Betrieb entscheidet innerhalb von 30 Tagen. Ohne Entscheidung wird dein Konto danach automatisch anonymisiert. Eine Ablehnung ist nur aus den Gründen des Art. 17 Abs. 3 DSGVO zulässig (z. B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten, Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen); die Begründung erhältst du per E-Mail, dein Konto bleibt gesperrt.
Was bei der Anonymisierung geschieht: Name, E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Zwei-Faktor-Daten, Sitzungen, Push-Token und offene Einladungen werden entfernt bzw. unkenntlich gemacht; laufende Vorgänge (z. B. eine offene Stempelung, offene Anträge) werden beendet.
Aufbewahrung: Daten, die der Betrieb gesetzlich aufbewahren muss — insbesondere Lohn- und Zeitdaten (§ 147 AO, § 41 EStG, § 16 Abs. 2 ArbZG) —, bleiben ohne deinen Namen und deine E-Mail-Adresse (pseudonym) beim Betrieb und werden nach Ablauf der jeweiligen Frist gelöscht (siehe Abschnitt 7). Die Anfrage selbst und die Entscheidung darüber werden als Nachweis (Art. 5 Abs. 2 DSGVO) aufbewahrt.
Geltungsbereich: Die Löschung betrifft dein Konto in diesem einen Betrieb. Konten in anderen Betrieben bleiben bestehen.
Rechtsgrundlage: Art. 17 DSGVO; für die Aufbewahrung Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den genannten Vorschriften.

Um deine Rechte uns gegenüber auszuüben, wende dich an datenschutz@hiprocall.de.

11. Beschwerderecht

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat deines Aufenthaltsorts, deines Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist: {{ZUSTAENDIGE_AUFSICHTSBEHOERDE}}.

12. Pflicht zur Bereitstellung

Für die Registrierung und den Vertragsschluss benötigen wir die als Pflichtfelder gekennzeichneten Angaben; ohne sie können wir keinen Vertrag schließen. Welche Angaben Beschäftigte in der Anwendung machen müssen, legt der jeweilige Betrieb fest.

13. Sicherheit

Wir schützen die Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen, unter anderem durch strikte Trennung der Daten der einzelnen Betriebe, rollenbasierte Berechtigungen und eine Zwei-Faktor-Anmeldung für Verwaltungsrollen. {{SICHERHEIT_TRANSPORT_SATZ}}

14. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Anwendung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

Stand: {{STAND_DATUM}}